Nel 2013, è stato scoperto che circa 78.000 dipendenti negli Stati Uniti hanno rubato circa 55 milioni di dollari ai loro datori di lavoro. I dati tengono conto solo dei dipendenti del settore retail. Questa tendenza al furto d'ufficio non è priva di vittime. Le aziende e le comunità servite da queste aziende perderanno perché con la riduzione dei profitti, le aziende saranno costrette ad aumentare i prezzi in modo che i consumatori ne risentiranno. Fortunatamente, ci sono modi in cui tutte le aziende, dai dipendenti più infimi agli imprenditori, possono catturare dipendenti disonesti e porre fine ai furti sul posto di lavoro.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: catturare dipendenti disonesti come supervisori
Passaggio 1. Raccogliere attentamente tutte le prove di furto
Per catturare un ladro al lavoro, devi avere informazioni. Non appena si verifica una ricerca, raccogli informazioni che possono aiutarti a capire quando, dove e, se possibile, intorno a chi è avvenuto il furto.
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I dati che potresti voler raccogliere includono:
- La data e l'ora esatte della perdita di denaro/merce;
- Saldo iniziale e finale di ogni registratore di cassa (in caso di furto di denaro);
- Inventario totale e vendite (in caso di furto di merce);
- Nome del dipendente che era al lavoro quando si è verificato il furto;
- Accedere ai dati dello scorrimento della carta, quando possibile;
- Note spese dei dipendenti; e
- Note sull'uso dell'attrezzatura.
- Se non disponi delle informazioni, avvia la registrazione quando sospetti un furto. La registrazione di solito è sufficiente per prevenire furti futuri, ma se il furto persiste, sarai più preparato a catturare un ladro.
Passaggio 2. Trova i difetti nelle note
Dai un'occhiata ai tuoi appunti e trova tutto ciò che non sembra avere senso o eventuali spazi vuoti in cui denaro o oggetti potrebbero essere persi. Migliore è la tua contabilità, maggiori sono le probabilità di trovare prove di furto.
Ad esempio, quando si controllano i registri di magazzino, si può notare che i 20 smartphone a inizio giornata sono scesi a 10, ma ne sono stati venduti solo 9. I risultati di questi calcoli sono certamente un punto interrogativo e dovresti indagare
Passaggio 3. Prestare attenzione alla funzione del registratore di cassa
I dipendenti che rubano dai registratori di cassa di solito usano varie tattiche per coprire le proprie tracce, di solito con l'aiuto di determinate funzioni per avere la possibilità di rubare. Ad esempio, un dipendente disonesto potrebbe utilizzare la funzione di non vendita del registratore di cassa per rubare. Quando un acquirente dà denaro, viene inserito un ordine di non vendita sul registratore di cassa in modo che la macchina si apra. I dipendenti daranno il resto ai clienti e prenderanno soldi dal registratore di cassa. Il cliente non avrebbe modo di conoscere questa astuzia e nemmeno la vendita sarebbe registrata.
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Le funzioni del registratore di cassa di cui devi essere a conoscenza includono:
- Nessuna vendita
- Rimborso
- $ 0 in vendita
- Rapporti (i dipendenti disonesti possono intascare i proventi delle vendite che si verificano quando il registratore di cassa stampa il rapporto).
- O'Dell Restaurant Consulting ha una guida completa contenente trucchi comuni per i furti dei dipendenti e alcuni dei quali sfruttano le funzioni speciali del registratore di cassa. Leggi la guida a questo link. Sebbene il collegamento si concentri sui ristoranti, molti dei trucchi menzionati nella guida si applicano anche a molte altre aree, inclusa la vendita al dettaglio.
Passaggio 4. In caso di furto di denaro, eseguire il calcolo del denaro alla cassa
Uno dei modi più comuni per affrontare il furto di denaro è far sì che i dipendenti contino il denaro alla cassa all'inizio del turno e lo riconteggi alla fine del turno. I risultati del calcolo verranno confrontati con il report di vendita. Il sistema è relativamente facile da implementare e, sebbene non sia garantito che fermi il furto di denaro dal registratore di cassa, il furto palese può essere facilmente scoperto.
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L'utilizzo di tabelle standard semplificherà l'implementazione di questo sistema da parte di proprietari e supervisori. Includi le seguenti righe nella tabella:
- Saldo iniziale
- Vendita in contanti
- Vendita di carte di credito/assegni
- Vendite totali
- Saldo finale
Passaggio 5. Se possibile, utilizzare i dati delle registrazioni video
Se la tua azienda ha un sistema di sicurezza CCTV, guarda il filmato per trovare prove di furto, soprattutto se la telecamera punta a un luogo di furto come un registratore di cassa. Usa queste informazioni per restringere il tempo e il luogo dell'incidente, quindi attendi segni latenti di furto, come ad esempio:
- Le mani dei dipendenti spostano i soldi dal registratore di cassa alla tasca.
- Il denaro si sposta dal registratore di cassa al titolare della mancia.
- Strane abitudini nell'area del registratore di cassa (ad esempio, un dipendente disonesto potrebbe contrassegnare con attenzione il registratore di cassa per ricordare quanto ha rubato dal registratore di cassa in modo da poter regolare i rendiconti finanziari).
- Vendita di beni che si spostano in tasche, portafogli, borse, ecc.
- Gli articoli che possono ancora essere venduti vengono spostati nel cestino.
- Accesso non autorizzato a caveau di denaro, casseforti, ecc.
- Visite in ufficio al di fuori dell'orario di lavoro,
Passaggio 6. Chiedi ai dipendenti uno per uno
Mentre un ladro non confesserà sotto interrogatorio, un impiegato onesto potrebbe essere in grado di darti un indizio. Considera di chiamare i dipendenti nel tuo ufficio per una discussione onesta e aperta sul furto in ufficio. Puoi chiedere se sono a conoscenza di dipendenti che rubano o chiedere loro di aiutare a fermare il furto. Puoi anche ricordare ai tuoi dipendenti le regole relative ai furti nel tuo ufficio.
- Invita i dipendenti a parlare uno per uno nella tua stanza. I tuoi dipendenti potrebbero sentirsi più sicuri se non hanno a che fare con altri dipendenti.
- Potresti anche voler parlare con il maggior numero possibile di dipendenti, se possibile anche con tutti i dipendenti. Pertanto, se il dipendente che ha rubato è stato licenziato, sarebbe difficile per lui sapere chi ha fatto trapelare informazioni sul suo comportamento.
Passaggio 7. Considerare la possibilità di condurre un audit interno con l'aiuto di un investigatore di terze parti
Proprietari e supervisori non sono i soli ad affrontare il problema dei furti in ufficio. Molti consulenti e investigatori indipendenti sulla sicurezza dell'ufficio e la prevenzione dei furti possono aiutarti. Sebbene il costo sia troppo alto per un piccolo incidente, se il furto continua e diventa un grosso problema, i servizi di questo consulente saranno molto significativi.
L'audit interno è molto utile quando si verificano frodi a livello contabile. I dipendenti della contabilità possono rubare parecchio da un'azienda senza essere scoperti, quindi i revisori esterni possono essere molto utili
Passaggio 8. Affronta il ladro solo se hai prove convincenti
Non accusare o licenziare senza prove perché questo non farà altro che demoralizzare i lavoratori e dimostrerà che puoi licenziare arbitrariamente, soprattutto se in seguito verrà dimostrato che il dipendente che hai licenziato non ha rubato. Per evitare ciò, aspetta di poter dimostrare il furto prima di sparare.
Inoltre, se licenzi un dipendente innocente e il contratto del dipendente contiene una clausola di sicurezza della posizione, le tue azioni includeranno il licenziamento ingiustificato, che potrebbe comportare un'azione penale. Tuttavia, la maggior parte dei contratti di lavoro negli Stati Uniti consente di licenziare un dipendente in qualsiasi momento, senza motivo o per un motivo
Metodo 2 di 3: proteggere l'attività dal furto
Passaggio 1. Configurare un sistema di feedback anonimo
Se vuoi liberare l'ufficio dai cattivi dipendenti, aiuta i buoni dipendenti a farlo. Avere un sistema di feedback anonimo rende più sicuro per i tuoi dipendenti segnalare furti o altri comportamenti scorretti sul lavoro. Inoltre, i tuoi dipendenti possono anche sollevare preoccupazioni, critiche e suggerimenti per migliorare il loro posto di lavoro.
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I sistemi di feedback anonimi possono essere implementati in vari modi, ad esempio:
- Casella dei suggerimenti in uno spazio poco appariscente (ad es. nella sala pausa) in modo che i dipendenti possano scrivere note senza essere notati.
- Un account e-mail che censura automaticamente il nome del dipendente che invia e-mail a quell'indirizzo.
- Programmi di feedback anonimi di terze parti, come 3sixty, Suggestionox, ecc.
Passaggio 2. Installa il software di gestione delle eccezioni sul sistema del registratore di cassa
Le possibilità che i dipendenti rubino dal registratore di cassa saranno inferiori se sanno che l'uso della funzione di eccezione nel registratore di cassa sarà segnalato al capo. Prendi in considerazione un software che segnala automaticamente le eccezioni, o richiede l'autorizzazione del manager prima che possano essere fatte eccezioni, per proteggere il tuo registratore di cassa.
- Le funzioni di gestione delle eccezioni fanno solitamente parte dei moderni software di registrazione di cassa. Se il registratore di cassa della tua azienda è vecchio, considera di aggiornarlo per motivi di sicurezza.
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I programmi di registratore di cassa consigliati includono:
- AmberPOS
- Venditori POS
- Vendita al dettaglio alla velocità della luce
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS e Retail Management
Passaggio 3. Installa un sistema di sicurezza video se il tuo ufficio non ne ha già uno
Per i dipendenti disonesti, la supervisione sarà la motivazione più alta per smettere di rubare. Posiziona le telecamere in luoghi vulnerabili (come registratori di cassa, aree di merci costose, ecc.) per ridurre i furti e fornire prove solide quando si verifica un furto.
È inoltre dimostrato che le fotocamere false possono ridurre il tasso di furto in ufficio. Naturalmente, ciò dipende dal fatto che i tuoi dipendenti sappiano che la telecamera che stai installando è falsa. Tuttavia, le fotocamere false sono consigliate solo per "rafforzare" il campo visivo, non per sostituire completamente la fotocamera originale
Passaggio 4. Considera altre opzioni di monitoraggio legale
La registrazione video non è l'unico modo legale per le aziende di monitorare le prestazioni dei dipendenti. Sono disponibili anche una varietà di altre opzioni di monitoraggio e il loro utilizzo dipenderà dalla gravità del problema del furto nel tuo ufficio. Tuttavia, assicurati che il monitoraggio che utilizzi non violi alcuna legge nella tua zona o i contratti che tu e i tuoi dipendenti avete stipulato. Inoltre, assicurati che i tuoi dipendenti siano a conoscenza del monitoraggio che farai prima che inizi il monitoraggio.
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Il monitoraggio aggiuntivo che puoi eseguire può assumere la forma di:
- Controllo della cronologia di navigazione in Internet;
- Scansione delle comunicazioni per parole chiave sospette;
- Monitoraggio di messaggi, e-mail, connessioni Wi-Fi su dispositivi personali, ecc;
- Aggiunta di forze di sicurezza; e
- Registrazione degli accessi con tessera magnetica nelle aree sensibili.
- Tuttavia, monitorare i dipendenti troppo da vicino può essere pericoloso. Un'eccessiva supervisione da parte del capo può intimidire i dipendenti in modo che il loro morale venga eroso, soprattutto se la tua supervisione è molto più rigorosa degli standard del tuo gruppo aziendale.
Passaggio 5. Cerca di stabilire un rapporto personale con ciascun dipendente
La maggior parte delle aziende conosce le tre ragioni principali del furto dei dipendenti: il dipendente ha un gran numero di bisogni urgenti, il dipendente si sente trascurato dall'azienda e il dipendente ruba a causa di un'opportunità. Mentre non puoi controllare il primo motivo e il terzo può essere gestito con una contabilità e una supervisione più rigorose, il secondo è una questione di sentimento. In breve, i dipendenti non ruberanno se sono apprezzati sul lavoro e come il loro capo.
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Puoi sviluppare buone relazioni con i dipendenti nei seguenti modi:
- Chatta in modo informale con i dipendenti, sulla vita, le speranze, ecc.
- Offre bonus e ricompense per le buone prestazioni.
- Prova a chiacchierare, anche se poco, con ciascuno dei dipendenti.
- Considera gli eventi sociali al di fuori del lavoro (vacanze, gite in famiglia, ecc.).
- Empatizzare con le lamentele e le frustrazioni dei dipendenti.
- Pensa a questo: in un sondaggio del 1976, quasi la metà degli intervistati ha risposto di aver rubato dai rispettivi uffici senza sentirsi in colpa. Non essere un capo fastidioso in modo che la tua gente possa rubare senza sensi di colpa, ma sii amico dei tuoi dipendenti in modo che non rubino.
Passaggio 6. Dopo il licenziamento, riorganizzare la sicurezza in ufficio
Sebbene sia raro, i dipendenti che sono stati licenziati possono rubare dal loro vecchio ufficio, soprattutto se hanno ancora chiavi, accessi e così via. Per evitare che ciò accada, ripristinare il sistema di sicurezza in ufficio dopo aver licenziato alcuni dipendenti. Effettua le seguenti operazioni, a seconda del tipo di attività:
- Cambia la serratura dell'edificio.
- Modificare il codice della serratura elettronica.
- Modifica la password dell'account e-mail aziendale, la password Wi-Fi, ecc.
- Recupera la chiave, il codice chiave o altre credenziali di accesso del dipendente licenziato.
Passaggio 7. Prova altre soluzioni non convenzionali
Il crescente problema del furto ha innescato idee creative da varie aziende per risolverlo. Sebbene non tutte le seguenti idee si adattino alla tua situazione, in alcuni casi si sono dimostrate efficaci nella prevenzione dei furti.
- Usa rifiuti di plastica trasparente. I dipendenti possono nascondere gli oggetti rubati nella spazzatura, quindi metterli al sicuro durante lo smaltimento della spazzatura. Con i rifiuti di plastica trasparente, questo sarà più difficile da fare.
- Stabilisci una regola per assicurarti che ogni scatola sia livellata prima del riciclaggio, per rendere più facile il furto tramite il metodo del cestino discusso in precedenza.
- Riorganizzare i mobili o riorganizzare l'ufficio per evitare spazi nascosti. Se non c'è una stanza buia, sarà ancora più difficile per i dipendenti rubare.
- Eseguire un'ispezione o un controllo improvviso del registratore di cassa. Anche se ai dipendenti non piace, questo metodo è abbastanza efficace perché se sanno che il registratore di cassa può essere controllato in qualsiasi momento, è meno probabile che rubino.
- Fai regali regolarmente. Distribuire gratuitamente articoli che non si vendono bene ai dipendenti è un modo per ridurre i furti. Ad esempio, se i dipendenti del tuo ristorante rubano spesso cibo, consenti loro di prendere qualsiasi cibo che non si vende bene.
Metodo 3 di 3: aiuta a fermare il furto come dipendente
Passaggio 1. Se noti qualcosa di sospetto, contatta il tuo capo
In qualità di dipendente, non hai il potere di modificare i sistemi e fermare i furti, ma ciò non significa che non puoi essere d'aiuto. Se vedi, senti o conosci qualcosa che potrebbe portare a un furto, contatta immediatamente il tuo supervisore. Non tacere perché nelle regole di molte aziende, il silenzio sui tentativi di furto può farti trascinare.
In molte aziende, soprattutto quelle con bassi livelli di soddisfazione dei dipendenti o aziende con un'ampia distanza tra top management e dipendenti, può esserci una cultura del silenzio. I dipendenti che rubano si aspettano che il loro furto non venga denunciato e possono intimidire i dipendenti che osano farlo. In questo caso, non distruggere il tuo rapporto con gli altri dipendenti segnalando il loro comportamento al tuo capo al lavoro. Contatta il tuo capo tramite e-mail, telefono o in forma anonima di seguito
Passaggio 2. Utilizzare un sistema di feedback anonimo
Sfortunatamente, in alcune aziende, è una brutta cosa avere una reputazione di "secchio che perde" per segnalare il furto. Se ti trovi in questa situazione, ti consigliamo di segnalare il furto in modo anonimo. Segnalando in modo anonimo, la direzione può gestire il problema del furto, ma il ladro non può accusarti di essere un informatore.
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Le cose che puoi provare a segnalare il furto in modo anonimo includono:
- Infila un biglietto anonimo sotto la porta dell'ufficio del capo;
- Scrivere informazioni nel sistema di feedback anonimo;
- Scrivi una mail al capo con un indirizzo usa e getta;
- Chatta con il capo al di fuori dell'orario di lavoro per discutere del problema del furto.
Passaggio 3. Raccogliere informazioni con attenzione, ma non esagerare
Se vedi l'opportunità di registrare il furto con note, foto o video, fallo, ma fai attenzione quando lo registri. Se il ladro si accorge di essere registrato, potrebbe evitarti e renderti difficile dimostrare che lo è. Nel peggiore dei casi, potresti essere etichettato come un "secchio che perde" e il tuo rapporto con gli altri amici al lavoro si deteriorerà.
Ricorda che nella maggior parte dei casi sarà sufficiente ricordare il luogo e l'ora dell'incidente e le persone coinvolte. Se il capo si fida di te e la tua descrizione corrisponde al suo record, il tuo capo potrebbe avere informazioni sufficienti per agire, anche senza ulteriori prove
Passaggio 4. Evita di accusare impulsivamente
I dipendenti sono infatti tenuti a denunciare il furto al capo, tuttavia non è certo consentito accusare altri dipendenti senza prove. Inoltre, anche se vi sono prove che il furto sia stato commesso da un determinato dipendente, il dipendente non deve essere umiliato di fronte ad altri dipendenti o clienti.
Oltre ad essere imbarazzanti quando sbagliate, le accuse senza prove possono anche abbattere il morale. Le accuse senza prove fanno sentire i dipendenti che la direzione può accusarli in qualsiasi momento
Suggerimenti
Prendi in considerazione la possibilità di sfogliare i database accademici per trovare studi scientifici e sondaggi sui furti sul posto di lavoro per trovare nuove strategie per prevenire i furti. Ad esempio, Google Scholar ha centinaia di articoli di riviste sull'argomento, a cui è possibile accedere all'indirizzo
Avvertimento
- Non cercare di monitorare le persone che sospetti al di fuori del lavoro poiché verrai visto come uno stalker e potresti essere perseguito.
- Non cercare di giudicare un ladro sul posto di lavoro senza il permesso del tuo supervisore perché se fallisci, il ladro si sentirà osservato o potresti finire nei guai per questo. Inoltre, i dipendenti sorpresi a rubare possono agire impulsivamente o arrabbiarsi e causare conflitti in ufficio. Questo conflitto può ridurre il morale.
