Fare una proposta è un'abilità indispensabile in molte attività, come iscriversi all'università, gestire un'impresa o lavorare in geologia. Nella maggior parte dei casi, le proposte verranno inviate alla persona appropriata in cerca di supporto per un particolare piano di progetto. È probabile che il destinatario della proposta sia d'accordo con l'idea o le idee presentate se comunicate in modo chiaro, diretto e intelligente. Un modo per raggiungere il successo nell'implementazione di vari progetti è fare una proposta attraente e convincente, come una proposta scientifica o scrivere un libro. Le proposte dovrebbero essere fatte secondo necessità, ma le linee guida per scrivere una proposta sono fondamentalmente le stesse.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Preparazione per la scrittura della proposta
Passaggio 1. Decidi chi leggerà la proposta
Prima di scrivere, decidi a chi inviare la proposta e cosa sa o non sa già del tuo piano. Pensa anche se il lettore è una persona impegnata, che si limita a scremare la proposta e non ha tempo per considerare le tue idee. Successivamente, prova a trasmettere le tue idee e i tuoi piani in modo persuasivo, efficace ed efficiente rispondendo alle seguenti domande:
- Chi leggerà la tua proposta? Quanto bene comprende l'argomento di cui stai discutendo? Hai bisogno di spiegare o fornire maggiori informazioni?
- Cosa ti aspetti dai lettori dopo aver inviato una proposta? Cosa hai da dire per indurre i lettori della proposta a prendere una decisione secondo le tue aspettative?
- Scegli le parole giuste in modo che il materiale proposto corrisponda alle aspettative e agli interessi del lettore. Prima di scrivere una proposta, considera le aspettative del lettore, il modo più efficace per interessare alla lettura il destinatario della proposta e il modo migliore per far capire al lettore ciò che hai da dire.
Passaggio 2. Definire il problema che si desidera affrontare
Comprendi già il problema che vuoi trasmettere, ma assicurati che anche il lettore riceva la stessa comprensione. Inoltre, pensa se il lettore si sente sicuro che tu capisca bene il problema. Per dimostrare una buona etica della scrittura, supporta la tua spiegazione fornendo prove o dati. Dopo aver definito l'argomento che vuoi discutere, prova a convincere il lettore che sei la persona più adatta per realizzare il progetto nella proposta. Prima di scrivere, considera quanto segue:
- Qual è il tuo obiettivo nello scrivere una proposta?
- Perché vuoi scrivere una proposta?
- Sei sicuro che il motivo sia la causa e non qualcos'altro? Cosa ti fa sentire sicuro?
- Qualcun altro ha discusso lo stesso problema?
- Se sì: ha funzionato? Per quale motivo?
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Se no: perché? Non dare informazioni che tutti già conoscono.
Dimostra di aver svolto ricerche e valutazioni approfondite per comprendere le questioni discusse nella proposta.
Passaggio 3. Determina la soluzione che desideri
Trasmetti spiegazioni con parole semplici e di facile comprensione. Dopo aver determinato il problema che stai per affrontare, indica la soluzione che desideri. Proponi soluzioni usando frasi brevi ed efficaci. Non ignorare i requisiti specificati per scrivere una proposta.
Sfrutta al massimo i fondi disponibili all'interno del tuo budget.
- Descrivi il problema che stai affrontando e proponi una soluzione che convincerà chiunque legga la tua proposta, compresi gli scettici che non sono interessati al tuo piano. Fornire soluzioni logiche utili con un calendario chiaro perché è possibile che il lettore della proposta non sia una persona facilmente influenzabile.
- Pensa a soluzioni che supportano il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Gli obiettivi primari sono obiettivi che devi raggiungere e gli obiettivi secondari sono altri obiettivi che vuoi raggiungere realizzando il progetto descritto nella proposta.
- Prendere in considerazione altre soluzioni utili nel contesto dei "risultati" e dei "risultati". I risultati possono essere interpretati come una prova quantitativa che i tuoi obiettivi sono stati raggiunti. Ad esempio: se si desidera presentare una proposta commerciale con l'obiettivo di "aumentare il profitto", il risultato sarebbe "aumento del profitto di IDR 100.000.000". Il risultato è il prodotto o il servizio che fornisci eseguendo il progetto. Ad esempio: il risultato di un progetto scientifico è un vaccino o un nuovo farmaco. Tieni presente che il lettore della proposta di solito vuole conoscere i risultati e i risultati del progetto che stai pianificando per rendergli più facile determinare i benefici che saranno ottenuti dal progetto.
Passaggio 4. Usa lo stile di lingua corretto
Scegli lo stile della lingua in base allo scopo della proposta e al lettore. Considera le aspettative e gli interessi dei lettori per determinare una soluzione al tuo problema. Non utilizzare gergo, abbreviazioni non standard o frasi di difficile comprensione, ad esempio: rettificare gli squilibri sul posto di lavoro.
Usa frasi brevi e facili da capire, ad esempio: licenziare un dipendente.
Preferisci uno stile persuasivo? Una proposta emotiva può essere più convincente, ma dovresti dare la priorità alla presentazione dei fatti come base per la tua argomentazione. Ad esempio: una proposta per un programma di conservazione dei panda potrebbe iniziare esprimendo quanto sarebbe triste se le future generazioni di bambini non potessero vedere i panda, ma la tua affermazione non dovrebbe fermarsi qui. Per essere più convincente, fornisci argomenti per i fatti e le soluzioni che presenti
Passaggio 5. Delinea la proposta
Lo schema della proposta non fa parte della proposta finale. Ti sarà più facile pensare alle cose importanti delineando la proposta. Assicurati di avere informazioni dettagliate prima di redigere una proposta.
Delinea la proposta scrivendo: il problema che stai affrontando, la soluzione che proponi, come risolvere il problema, perché la soluzione è la più appropriata e le conclusioni. Se vuoi sviluppare una proposta commerciale, allega un'analisi dettagliata del budget finanziario e della gestione dell'organizzazione
Parte 2 di 2: redazione di una proposta personale
Passaggio 1. Inizia con un'introduzione
Inizia la proposta con cose che catturano l'attenzione del lettore e attirano l'interesse del lettore. Fai una proposta utile in base allo scopo. Spiega perché stai scrivendo una proposta in modo che i lettori conoscano le tue motivazioni. Dopodiché, indica qual è il tuo scopo nell'inviare la proposta.
Se puoi fornire fatti che spiegano perché il problema deve essere affrontato immediatamente, menzionalo all'inizio della proposta, ma assicurati di indicare fatti, non opinioni
Passaggio 2. Descrivi il problema che stai affrontando
Dopo esserti presentato, struttura il corpo principale della tua proposta affermando il problema che stai affrontando. Se il lettore non comprende il background della presentazione di una proposta, fornire una spiegazione. Pensa a questa sezione come alla fase di "identificazione del problema". Qual è il tuo problema? Cosa l'ha causato? Quali sono le conseguenze di questo problema?
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Spiega perché il tuo problema deve essere affrontato ora. Quali sono le conseguenze per il lettore se il problema non viene risolto? Rispondi a tutte le domande fornendo risultati di ricerca e supportando fatti provenienti da fonti affidabili. Non fare affidamento sulle emozioni o sui valori delle credenze.
Mostra un collegamento diretto tra l'argomento di cui stai discutendo e l'interesse o la missione del lettore.
Passaggio 3. Proponi una soluzione
Questa sezione può essere considerata la parte più importante della proposta perché puoi spiegare come risolvere il problema, perché hai scelto quel metodo e quali risultati si otterranno. Per creare una proposta persuasiva, considera quanto segue:
- Discuti l'impatto delle tue idee. Invece di proporre idee inutili, presenta idee che hanno implicazioni di vasta portata per suscitare l'entusiasmo del lettore. Ad esempio: "Una conoscenza più ampia del comportamento del tonno è molto utile per determinare strategie efficaci di inscatolamento e gestione del tonno per il benessere delle generazioni future".
- Oltre a informare il tuo piano d'azione, dovresti anche spiegare perché vuoi intraprendere l'azione. Fai una proposta presumendo che i lettori saranno scettici e non daranno per scontate le tue idee. Se vuoi presentare una proposta per la coltivazione di 2.000 tonni, perché? Perché pensi che questo progetto sia il migliore? Se l'opzione è piuttosto costosa, perché non scegli l'opzione più economica? Dimostra di aver considerato ogni aspetto anticipando e fornendo risposte a tutte queste domande.
- Fornisci una spiegazione in modo che il lettore creda davvero che sei in grado di risolvere il problema in modo efficace. In sostanza, devi spiegare la soluzione al problema e come farlo.
- Fai una ricerca approfondita prima di scrivere. Per essere più convincenti, fornisci più esempi e fatti di supporto basati sui risultati della ricerca che è stata fatta. Non usare opinioni personali.
- Le proposte verranno respinte se invii una soluzione senza fornire prove. Se la soluzione suggerita non funziona, ignorala. Prima di fornire una soluzione, accertare prima le conseguenze effettuando le prove e le regolazioni necessarie.
Passaggio 4. Allega un programma finanziario e un budget
Le proposte di solito richiedono investimenti. Per rassicurare i lettori che stai facendo un investimento utile, fornisci informazioni dettagliate su un programma finanziario e un budget realistici. Non comunicare obiettivi ambigui, non misurabili o non correlati al problema.
Descrivere le responsabilità e le scadenze che il dipartimento o il singolo personale devono rispettare.
- Quando partirà il progetto? Quanto durerà il progetto? Quali attività farai? Si possono svolgere più attività contemporaneamente? Fornisci una spiegazione dettagliata e completa in modo che il lettore si senta sicuro che ti sei preparato nel miglior modo possibile e sei in grado di gestire i fondi che investirà.
- Preparare una proposta finanziariamente degna di considerazione. Prima di inviare un'idea, considera le condizioni finanziarie dell'azienda o della persona a cui stai inviando la proposta. Se non sono in grado di fornire i fondi di cui hai bisogno, la tua idea verrà respinta. Quindi, presenta una proposta a un'azienda o una persona che ha i mezzi finanziari e spiega i vantaggi che otterranno se investiranno tempo e denaro per supportare il tuo progetto.
Passaggio 5. Traccia una conclusione per concludere la proposta
Riassumi la spiegazione che hai fornito nella proposta per sottolineare lo scopo che hai affermato nell'introduzione. Se ci sono ancora cose che non hai detto, includile nella conclusione. Spiega brevemente che il progetto che stai pianificando fornirà risultati di gran lunga superiori ai costi sostenuti. Dai al lettore la possibilità di prendere una decisione e ringrazialo per la sua attenzione e il suo tempo.
- Se ci sono cose che non sono direttamente collegate alla proposta, presentale in appendice. Tuttavia, i lettori potrebbero essere infastiditi se accettano una proposta troppo audace. Quindi non fornire allegati non necessari.
- Scrivi A, B, ecc. se includi due o più allegati, ad esempio: tabelle dati, articoli stampati, lettere di raccomandazione, ecc.
Passaggio 6. Modifica la tua proposta
Fare proposte con attenzione durante la scrittura, la modifica e la progettazione. Apportare le necessarie revisioni in modo che il materiale della proposta sia chiaro e conciso. Chiedi agli altri input e suggerimenti per il miglioramento. Preparare una proposta sistematica e utile per poter attirare l'attenzione e l'interesse del lettore.
- Chiedi ad altri di leggere la proposta per ricordarti cose che ti sei perso, ad esempio: una soluzione a un problema che non hai discusso a fondo o una spiegazione che non è stata completata.
- Evita di usare gergo o cliché perché sembrerà pigro e può portare a malintesi. Non usare frasi lunghe se puoi usare quelle brevi.
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Evita il più possibile le frasi passive. La voce passiva non spiega davvero cosa stai cercando di trasmettere. Confronta le due frasi seguenti: “La proposta è stata fatta” e “Ho fatto la proposta”. Nella prima frase non sai chi ha fatto la proposta e stai semplicemente affermando qualcosa che è già successo. Nella seconda frase, sai chi ha fatto la proposta. Non usare le frasi "Credo che…", "La soluzione aiuterà…", ecc.
Usa frasi chiare e dirette, ad esempio: "La realizzazione del progetto in questa proposta è in grado di ridurre significativamente i livelli di povertà".
Passaggio 7. Rivedi la tua proposta
Durante la modifica, tieni presente che devi presentare contenuti chiari e concisi. Controlla attentamente la proposta per errori di ortografia, grammatica o punteggiatura.
- Gli errori nella tua proposta ti fanno sembrare ignorante e inaffidabile, riducendo così le tue possibilità di ottenere l'approvazione.
- Utilizzare il formato di scrittura in base alle linee guida per la scrittura della proposta che sono state determinate.
Suggerimenti
- Usa frasi facili da capire per chiunque legga la proposta. Scegli frasi brevi che siano chiare e dirette.
- I dati finanziari e altre informazioni devono essere presentati con attenzione e presentare proiezioni finanziarie realistiche e redditizie per gli investitori.
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