Nella vita frenetica di oggi, ogni ora del giorno deve essere sfruttata al meglio. Per sfruttare al meglio il tuo tempo, devi lavorare in modo più rapido ed efficiente mantenendo un'elevata qualità. Questo articolo contiene suggerimenti per lavorare più velocemente, di più e meglio al lavoro o a casa per completare i compiti o svolgere le attività quotidiane.
Fare un passo
Parte 1 di 3: fare un piano
Passaggio 1. Crea un piano giornaliero
Il modo migliore per lavorare più velocemente e meglio è fare un piano prima di iniziare.
- Prepara un programma di attività per la sera, prepara libri e materiale di studio o programma le faccende da svolgere in modo da poter andare al lavoro il giorno successivo.
- Tieni traccia dei tuoi programmi quotidiani utilizzando un blocco note, un dispositivo digitale o un'agenda. Invece di prendere impegni memorizzando, sarà più facile per te ricordare e completare le attività prendendo appunti.
- La registrazione di un piano di attività giornaliero può anche liberarti da un programma fitto di impegni e da un carico di lavoro troppo pesante. È bello essere ambiziosi, ma devi anche essere in grado di fare piani realistici all'interno delle tue capacità.
Passaggio 2. Decidi un tema quotidiano
Se trovi difficile gestire il tempo a causa delle molte attività in attesa o addirittura che si accumulano, prova a impostare un tema di attività quotidiana in modo da poter lavorare su di esse una per una con maggiore attenzione.
- Se sei uno studente, usa un giorno specifico per studiare una materia specifica. Ad esempio, pianifica il lunedì per completare il tuo compito di lettura di scienze per la settimana e martedì per studiare matematica.
- Se lavori in un ufficio, assegna determinati giorni a determinate attività. Ad esempio, svolgi attività amministrative il lunedì e concentrati sul completamento di progetti creativi il martedì.
Passaggio 3. Dividi il tempo di lavoro giornaliero per ore
Organizza il tuo lavoro nel miglior modo possibile creando un programma giornaliero basato sulle ore e completando le attività secondo il programma che hai impostato.
- Ad esempio, puoi utilizzare il tuo primo orario di lavoro per rispondere alle e-mail e alle telefonate.
- Imposta alcune sveglie per ricordarti che è ora che tu svolga altre attività e continui a lavorare per tutto il giorno.
- Puoi anche utilizzare la pausa pranzo come orario di lavoro, soprattutto se porti il computer per mangiare. Puoi usare questo tempo per fare due cose contemporaneamente, leggere le email durante il pranzo!
Passaggio 4. Impara a svolgere più attività contemporaneamente
Questa può essere un'arma a doppio taglio che ti aiuterà a completare diversi compiti in meno tempo o ti costringerà a ridurre il tuo tempo e la tua attenzione in modo che la qualità del lavoro diminuisca. Puoi raccogliere i vantaggi ed evitare problemi da questo modo di lavorare seguendo questi suggerimenti:
- Concentrati contemporaneamente sulle attività correlate. Risparmia l'energia mentale che usi per lavorare su attività simultanee mettendo insieme più attività. Ad esempio, rispondendo contemporaneamente a tutte le email, messaggi vocali e posta inviati tramite corriere.
- Scrivi quali cose vuoi fare. Non sarai facilmente distratto o distratto dalle cose che stanno succedendo se hai registrato tutto il lavoro da fare.
- Prenditi il tempo per controllare tutto il lavoro dopo aver finito di lavorare sull'attività. Concentrandoti su ogni attività completata, puoi individuare gli errori e assicurarti che i risultati siano come desideri.
Parte 2 di 3: Targeting
Passaggio 1. Imposta un piccolo obiettivo
Troverai più facile, migliore e più motivato fare il tuo lavoro fissando piccoli obiettivi ogni giorno.
- Completare piccoli compiti, come fare la spesa o consegnare merci, ti consentirà di concentrarti più facilmente sui compiti più grandi il giorno successivo.
- Dividi il tuo piano a lungo termine o il tuo grande progetto in piccoli obiettivi realizzabili e poi implementali in fasi o fasi successive. Questo metodo può farti sentire di aver completato con successo l'attività in modo da rimanere motivato.
Passaggio 2. Determinare le attività a cui dare la priorità
L'impostazione delle priorità è un po' diversa dalla creazione di un elenco di cose da fare. È necessario raggruppare le attività e stabilire la priorità tra le attività piccole e facili e le attività più importanti e difficili.
- Crea un elenco di attività determinando l'ordine in base alla scadenza per ogni completamento. Inizia con le attività più importanti che devono essere completate immediatamente.
- Al termine dell'attività, puoi fare una pausa e concentrarti sull'attività successiva.
Passaggio 3. Fai un piano a lungo termine
Dopo aver imparato bene come fare piani giornalieri a breve termine, puoi preparare piani a lungo termine per organizzare il lavoro e le attività che devono essere completate.
- Puoi prepararti al meglio sapendo cosa deve essere fatto in anticipo, come scrivere un documento di fine semestre o recarti a una conferenza internazionale.
- Crea il tuo calendario mensile o calendario scolastico per un semestre.
- Annota scadenze importanti o scadenze per il completamento dei compiti e segnale una settimana prima come promemoria. In questo modo, sarai in grado di lavorare meglio e le attività importanti saranno più facili da completare.
- Pianificazione in un modo più sofisticato che puoi utilizzare per programmare attività divertenti, vacanze e vacanze. Conoscendo la scadenza, puoi fare facilmente piani e assicurarti che ci sia tempo a disposizione in modo da poter completare bene le attività e goderti il tuo tempo libero.
Passaggio 4. Rompi l'abitudine di procrastinare
A molte persone piace procrastinare o procrastinare sul lavoro (soprattutto quelli spiacevoli) in modo che abbia un impatto negativo sulla produttività e sulla qualità complessiva del lavoro.
- Non aggrappatevi all'errata visione che “si daranno i migliori risultati a causa del lavoro sotto pressione”. La ricerca psicologica dimostra che questa visione semplicemente non è vera! Le persone che amano aspettare fino all'ultimo secondo di solito danno meno risultati e più errori.
- Sbarazzati dell'abitudine di procrastinare ignorando le distrazioni. Spegni Internet durante il lavoro in modo da non essere provocato ad aprire siti Web, controllare i social media e distrarti dalle attività nel cyberspazio.
- Regalati una ricompensa, ad esempio festeggiando o regalandoti una piccola ricompensa per aver completato un'attività in tempo o in anticipo. Sarai più motivato a completare il lavoro se c'è qualcosa di divertente che desideri davvero.
Parte 3 di 3: gestisci bene il tempo di lavoro e il tempo libero
Passaggio 1. Utilizzare un timer durante il lavoro
Nel mondo degli affari esiste una teoria "Legge di Parkinson" che afferma che "un lavoro continuerà a crescere per riempire il tempo che è ancora disponibile per completarlo". In altre parole, finché c'è tempo a disposizione per completare il lavoro, lavorerai più ore che se il tempo fosse limitato.
- Usa un timer per tenere traccia di quanto tempo impieghi per completare ogni attività.
- Stabilisci un obiettivo per te stesso e poi pensalo come un gioco cercando di battere il tempo in modo da poter lavorare più velocemente.
- Completa le attività meno importanti in dieci minuti e avrai 90 minuti in più al giorno solo per farlo. Saresti sorpreso di quanto tempo viene sprecato facendo cose banali, come scrivere e-mail!
- In questo modo, puoi ottenere le "ricompense" del lavoro che gli psicologi comportamentali descrivono come successo, produttività e felicità.
Passaggio 2. Prenditi del tempo per te la mattina o il fine settimana
Anche se può sembrare contraddittorio, puoi aumentare la produttività e le capacità lavorative facendo delle pause durante il giorno e nei fine settimana.
- Dedica qualche ora al mattino per fare attività divertenti, come giocare con i bambini, camminare da solo o con un cane, praticare yoga, ecc. Ciò ti consentirà di pensare in modo chiaro e sentirti meglio durante il giorno, in modo da poter rimanere concentrato e lavorare più velocemente.
- La ricerca ha dimostrato che le nostre menti raggiungeranno le loro migliori prestazioni 2-4 ore dopo il risveglio al mattino. Quindi, usa questo tempo per svolgere attività non legate al lavoro in modo da poter lavorare con calma e in modo più efficiente.
Passaggio 3. Completa l'attività a casa
Scuole e uffici non sono luoghi ideali per svolgere i compiti perché di solito sono molto rumorosi e causano molte distrazioni. Per superare questo problema, porta a casa il tuo lavoro e finiscilo in un'atmosfera confortevole e tranquilla.
Passaggio 4. Non pensare al compito durante la pausa
A volte, le nostre menti rimangono occupate anche quando non stiamo facendo attività fisica. Questo può stancarti e ridurre la produttività e la qualità del lavoro.
- Mantieni la tua e-mail personale separata dall'e-mail di lavoro/scuola e determina quante volte controllerai il tuo account di lavoro/scuola durante il fine settimana.
- Spegni il telefono o il computer quando sei a casa o guardi la TV in modo da non essere tentato di controllare la posta di lavoro.
- Cerca di calmare la mente e dimentica completamente i problemi di lavoro, soprattutto nei fine settimana. In questo modo, lunedì puoi tornare a lavorare in modo più diligente ed efficiente in un nuovo stato.
