Anche se le persone raramente inviano più documenti via fax, potresti comunque aver bisogno di inviare via fax a un certo punto. Ci sono una serie di motivi per cui le persone continuano a inviare fax, in particolare per inviare contratti o se non dispongono dell'attrezzatura o della tecnologia necessaria per inviare documenti in altro modo. Fortunatamente, puoi inviare documenti utilizzando un fax, un computer e persino uno smartphone.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: utilizzo di un fax
Passaggio 1. Effettuare le impostazioni sull'apparecchio fax
Per inviare e ricevere documenti con un fax, assicurati che il fax sia collegato e collegato a una linea telefonica fissa.
- Ti consigliamo di abbonarti a una linea telefonica dedicata se invii fax di frequente. Non sarà possibile utilizzare contemporaneamente il telefono e il fax.
- Assicurati inoltre che il fax disponga di toner e carta se desideri ricevere un fax.
- Se non hai un fax in ufficio oa casa, puoi noleggiarne uno presso un noleggio di computer o una biblioteca pubblica. Questa opzione è perfetta se non invii spesso documenti via fax.
Passaggio 2. Regolare le impostazioni
Non tutti i fax sono uguali, ma di solito ti viene data la possibilità di regolare le impostazioni. Leggi la guida per l'utente per conoscere le funzioni speciali fornite dal tuo fax.
- Se vuoi sapere se il documento è stato inviato con successo, attiva la pagina di conferma. Se questa funzione è abilitata, il fax stamperà una pagina dopo l'invio del fax, che contiene una notifica se il documento è stato inviato con successo o meno.
- Puoi anche impostare l'intestazione del fax, che è la riga di testo che apparirà nella parte superiore del documento da inviare. Di solito contiene informazioni di base sul mittente del fax.
- Se prevedi anche di ricevere fax, puoi scegliere tra una modalità di ricezione automatica o manuale, che richiede l'autorizzazione all'arrivo di un fax.
Passaggio 3. Preparare il documento
Utilizzare documenti originali, non fotocopie, per risultati più puliti e più facili da leggere.
Usa una copertina sopra la pagina che vuoi inviare. La copertina contiene alcune informazioni, come il nome e il numero di fax del mittente, il nome e il numero di fax del destinatario, la data e il numero di pagine incluse nel fax
Passaggio 4. Posiziona il documento nell'apparecchio fax
Molte macchine forniscono contemporaneamente un alimentatore di carta (un posto per la carta come una stampante) e uno schermo piatto (schermo piatto). Se desideri inviare solo un documento di una sola pagina, utilizza una di queste funzionalità. Se desideri inviare più pagine di un documento, ti consigliamo di utilizzare un alimentatore carta.
- Quando si utilizza l'alimentatore carta, è possibile caricare tutte le pagine di un documento contemporaneamente. Il facsimile è dotato di un'icona che indica la direzione in cui deve essere rivolta la carta quando viene caricata nell'alimentatore carta. Alcune macchine offrono anche la possibilità di scansionare e inviare documenti avanti e indietro. Quindi controlla il manuale dell'utente per vedere se il tuo fax fornisce questa funzione.
- Quando si utilizza la funzione a schermo piatto, aprire il coperchio sulla parte superiore dell'apparecchio fax e posizionare il documento rivolto verso il basso sullo schermo. Assicurati di aver allineato il documento secondo le linee sullo schermo. Successivamente, chiudi la macchina prima di continuare.
Passaggio 5. Immettere il numero di fax
Assicurati che il numero inserito contenga il prefisso locale, il prefisso internazionale e il numero del destinatario del documento. Immettere il numero nello stesso modo in cui si compone il numero al telefono.
Passaggio 6. Premere il pulsante "Invia" per inviare il fax
Pochi istanti dopo, il facsimile invierà il documento e le carte inizieranno ad entrare nella macchina.
Il tasto da premere sul facsimile può dire "vai" o "fax" invece di "invia"
Passaggio 7. Cerca il messaggio di conferma
Alcuni fax visualizzano un messaggio sullo schermo che informa che il fax è stato inviato correttamente. Se imposti il facsimile per stampare una conferma, stamperà i dettagli dello stato del fax che hai inviato.
Metodo 2 di 3: utilizzo di un computer
Passaggio 1. Selezionare il programma che si desidera utilizzare
Quando si invia un fax tramite computer, è possibile utilizzare il software installato sul computer o usufruire di un servizio online.
- Alcuni sistemi operativi sono dotati di applicazioni che possono essere utilizzate per inviare fax. Ad esempio, Windows 7 fornisce uno strumento chiamato Fax e scansione per inviare fax senza utilizzare un apparecchio fax.
- Per utilizzare un programma per computer, collegare prima il computer a una rete fissa. Se ciò non è possibile, basta utilizzare un servizio online.
- Alcuni dei servizi online che possono essere utilizzati includono eFax, MyFax e FaxZero. Alcuni servizi sono gratuiti e altri richiedono il pagamento di un abbonamento o di un abbonamento. Sono inoltre disponibili servizi a pagamento per ogni fax inviato.
Passaggio 2. Aprire il programma desiderato e creare un nuovo fax
Non tutti i software sono uguali, ma ti verrà data la possibilità di creare un nuovo fax ("crea nuovo fax") o qualcosa di simile.
Passaggio 3. Allega il documento
Per inviare un fax tramite computer, è necessario caricare il documento in un messaggio. Troverai un pulsante che dice "carica documenti" o qualcosa di simile.
- Se hai un documento elettronico, trovalo sul tuo computer e allegalo al messaggio.
- Se il documento è ancora cartaceo, usa uno scanner per convertirlo in un file digitale. Se non disponi di uno scanner, puoi scattare una foto del documento e inviartela via email o trasferirla direttamente sul tuo computer.
Passaggio 4. Immettere il numero di fax e il corpo del messaggio
Digita un breve messaggio per il destinatario nell'apposito spazio sullo schermo, proprio come quando invii un'e-mail. Funziona come un foglio di copertina, quindi non è necessario allegare un foglio di copertina separato. È inoltre necessario inserire il numero di fax del destinatario nel campo A.
Potrebbe anche essere necessario inserire un codice di conferma per dimostrare che non sei un robot
Passaggio 5. Premere il pulsante "Invia"
Dopo aver allegato il documento, scritto il messaggio e inserito il numero di fax del destinatario, premi il pulsante Invia per concludere il tuo lavoro.
Metodo 3 di 3: Utilizzo di un telefono o tablet
Passaggio 1. Scarica l'app
Esistono molte app per tablet e telefoni che puoi utilizzare per inviare fax proprio come faresti tramite un computer. Alcune applicazioni possono essere ottenute gratuitamente, mentre altre sono a pagamento. Alcune delle app più popolari includono Fax Burner, Files Anywhere e JotNot Fax.
Alcune applicazioni ti assegneranno un numero di fax temporaneo. Questo non è l'ideale se si inviano e si ricevono fax frequentemente
Passaggio 2. Eseguire l'applicazione e selezionare il documento da inviare
Una volta aperta l'applicazione sul tuo dispositivo mobile, ti verrà chiesto di creare un nuovo fax. La prima cosa da fare è selezionare il documento che si desidera inviare via fax.
- Se il documento è archiviato sul tuo dispositivo, in un'e-mail o su un servizio di archiviazione cloud, come DropBox, trova e carica il documento da quell'app.
- Se il documento è ancora cartaceo, usa un tablet o un telefono per scattare una foto del documento e allegarla al messaggio.
Passaggio 3. Immettere il numero di fax e il corpo del messaggio
Digita il messaggio nel destinatario del fax, proprio come faresti su un computer. Assicurati di inserire il numero di fax del destinatario nel campo A del messaggio.
Passaggio 4. Toccare il pulsante "Invia"
Dopo aver allegato il documento, digitato il messaggio e inserito il numero di fax del destinatario, premere il pulsante Invia per inviare il fax.
Suggerimenti
- Acquista una stampante all-in-one in modo da poter inviare fax dal lavoro o da casa senza dover scaricare programmi, caricare documenti su Internet o acquistare un fax separato. Tuttavia, avrai comunque bisogno di una linea fissa.
- Se disponi di un account che fornisce un servizio fax online, come RingCentral o eFax, utilizza tale account per inviare fax direttamente da Gmail. Tutto quello che devi fare è inserire il numero di fax del destinatario seguito da @domainname.com nel campo TO. Ad esempio, se utilizzi eFax, scrivi [email protected].
- I fax possono incepparsi e i documenti cartacei possono restare uniti. In tal caso, il documento deve essere ripresentato.
